Guia básico de configuração

Este é o roteiro para sair de uma conta recém-criada e chegar a um atendimento funcionando. Os passos estão na ordem em que cada um aproveita o anterior. Faça um por vez: dá para completar tudo em uma tarde, mas também funciona ao longo da primeira semana.

Antes de começar, o ideal é já ter respondido ao assistente de Configuração inicial. Se pulou, volte lá primeiro (Configurações › Refazer tutorial): é ele que cria o perfil do assistente e liga as primeiras automações.

Quase tudo aqui fica em Configurações, o último item do menu lateral. A tela é dividida em quatro blocos: Canais, Atendimento, Equipe e acesso e Conta.

1. Conectar o número de WhatsApp

O que é. O número que vai receber e enviar as mensagens dos clientes. Sem ele, nada chega ao Chat e o assistente não tem com quem falar.

Onde fica. Configurações › Conectores, seção WhatsApp.

1. Clique em Nova instância.

2. Dê um nome para identificar o número no painel (por exemplo, "Comercial" ou "Loja Centro").

3. Em Tipo de conexão, escolha:

   • QR Code: conecta lendo um código pelo aplicativo do WhatsApp no celular, como no WhatsApp Web. É o caminho mais rápido para começar e serve para o número que você já usa hoje.
   • API Oficial (Meta): conecta pela infraestrutura oficial da Meta, pelo botão Conectar com a Meta. Indicado para operações maiores ou que já usam a API. Exige uma conta Meta com acesso ao portfólio da empresa.

   

4. Clique em Criar instância. No QR Code, a janela com o código abre na hora: no celular, vá em WhatsApp › Mais opções (ou Configurações) › Dispositivos conectados › Conectar dispositivo e leia o código. Sem câmera, use Não consegue escanear? Conectar com código e digite o código de 8 caracteres no celular.

5. Aguarde o status mudar para Conectado.

Número novo não dispara campanha

Se o número foi criado agora, use-o só para atender nas primeiras semanas. Número sem histórico de conversas reais é o que o WhatsApp mais bloqueia. Veja Boas práticas anti-bloqueio.

Guias completos: WhatsApp via QR Code, WhatsApp via API Oficial (Meta) e Status e boas práticas.

2. Conferir a primeira conversa no Chat

O que é. O teste de fumaça: uma mensagem real chegando, o assistente respondendo e a equipe vendo tudo no lugar certo.

Onde fica. Atendimento › Chat.

1. De outro celular, mande uma mensagem para o número que você conectou, como se fosse um cliente: "Oi, vocês atendem aos sábados?".
2. No Chat, a conversa aparece na fila Sem dono com o contador do menu subindo. Se a Configuração inicial foi concluída, a automação Boas-vindas responde em segundos com o que você preencheu.
3. Clique na conversa e depois em Assumir para tomá-la para você. A partir daí, a IA para de responder e a conversa é sua.
4. Escreva uma resposta e envie. Confira no celular se chegou.
5. Clique em Encerrar ao terminar. Encerrar é o que faz a próxima mensagem desse cliente virar uma conversa nova, com fila e automação de novo.

Se a mensagem não apareceu, veja o status do número em Conectores e a página Solução de problemas.

Guias completos: Chat — visão geral, Assumir, transferir e encerrar e Filas, filtros e semáforo.

3. Ajustar o assistente de IA

O que é. O assistente responde com duas fontes: o perfil (tom, horário, limites e dúvidas comuns da Configuração inicial) e a Base do Assistente (documentos que ele consulta). Nesta etapa você confere o que já existe, complementa e testa antes que os clientes testem por você.

Onde fica. Perfil em Configurações › Refazer tutorial; documentos e teste em Comunicação › Base do Assistente; o que a IA faz com fotos, arquivos e áudios em Configurações › Inteligência Artificial.

1. Abra Base do Assistente. A base criada pela Configuração inicial está lá, com o documento do seu perfil e, se você informou o site, as respostas geradas a partir dele. Espere os documentos ficarem Pronto.
2. Complemente com PDFs, um tema por arquivo: tabela de preços, política de troca ou cancelamento, perguntas frequentes. Escreva em frases completas, como você responderia no WhatsApp, e com as condições por extenso (valores, prazos, exceções). Texto dentro de imagem não é lido.
3. No painel Testar resposta do assistente, digite uma pergunta como um cliente escreveria e clique em Testar. Veja a resposta e os trechos dos documentos que ela usou.
4. Se a resposta veio vaga ou errada, corrija na origem: falta de informação vai para um documento; comportamento errado (tom, o que não deve fazer) vai para o perfil, em Refazer tutorial.
5. Em Configurações › Inteligência Artificial, decida se a IA deve transcrever áudios e ler imagens e arquivos que os clientes enviam.

O que muda toda semana não vai na base

Estoque, agenda e disponibilidade mudam mais rápido do que você atualiza um PDF. Para esses assuntos, deixe a IA coletar o pedido e transferir para a equipe (é o que os limites do passo Atendimento fazem).

Guias completos: Base do Assistente — visão geral, Documentos, Testar o assistente e Inteligência Artificial.

4. Convidar a equipe e escolher funções

O que é. Cada pessoa entra com o próprio login e uma função, que define o que ela vê e faz. É o que substitui passar a senha do WhatsApp para todo mundo.

Onde fica. Configurações › Gestão de Equipe (convites) e Configurações › Funções e Permissões (o que cada função pode).

1. Antes de convidar, abra Funções e Permissões e conheça as quatro funções prontas: Administrador (acesso total), Gerente (gerencia campanhas e equipe), Operador (atende e cuida dos contatos) e Visualizador (só vê). Para a maioria das empresas, elas bastam no começo.
2. Se alguém precisar de algo diferente, clique em Duplicar numa função pronta e ajuste as permissões, em vez de criar do zero. Um "Gerente que não apaga contatos" é o Gerente duplicado com Deletar desmarcado em Contatos.
3. Em Gestão de Equipe, clique em Convidar membro.
4. Preencha Email, Nome completo e escolha a Função. O link Ver permissões da função mostra o que ela poderá fazer antes de enviar.
5. Clique em Enviar convite. A pessoa recebe um e-mail com o link para definir a senha e fica como Pendente até fazer isso.
6. Repita para cada pessoa. O número de usuários depende do plano (veja Planos e limites).

Convite não chegou?

Peça para a pessoa olhar a caixa de spam. Se mesmo assim não aparecer, remova o membro pendente (botão Remover na linha dele) e envie um novo convite: cada convite gera um link único.

Guias completos: Gestão de equipe e Funções e permissões.

5. Respostas prontas (templates)

O que é. Mensagens que a equipe usa no Chat com um clique, com variáveis que preenchem sozinhas o nome do contato, a saudação do horário e o nome do atendente. Padronizam o atendimento e economizam digitação.

Onde fica. Configurações › Templates de Mensagens.

1. Veja os Templates do Sistema, que já vêm prontos e podem ser ativados ou desativados.
2. Clique em Novo template para criar os seus.
3. Preencha Nome, escolha a Categoria (não muda depois) e escreva a mensagem. Clique numa variável para inseri-la no texto.
4. Confira a prévia com valores de exemplo e clique em Criar template.
5. No Chat, clique em Usar template de mensagem no campo de mensagem, escolha um e clique em Usar este template: o texto entra pronto para revisar e enviar.

Um bom conjunto inicial: abertura, pedido de dados, aguardando retorno, envio de orçamento, confirmação, follow-up, fora do horário e encerramento.

Guia completo: Templates de mensagens.

6. Primeira automação: revisar as automações prontas

O que é. A Configuração inicial ligou três automações prontas: Boas-vindas, Bem-vindo de Volta e Assistente Inteligente. Elas já estão atendendo. Esta etapa é olhar o que elas fizeram e ajustar, antes de criar fluxos próprios.

Onde fica. Comunicação › Automações, seção Automações Pré-configuradas.

1. Em Automações, abra a seção Automações Pré-configuradas. O toggle de cada card liga e desliga a automação.
2. Leia no Chat as conversas que a IA atendeu nos últimos dias. Anote o que ela errou.
3. Corrija na origem: informação errada ou faltando vai para a Base do Assistente; comportamento errado vai para o perfil (Refazer tutorial) ou para as instruções do nó Resposta IA, em Editar automação.
4. Teste de novo pelo painel Testar resposta do assistente antes de dar por resolvido.
5. Quando as três estiverem rodando bem, o próximo passo natural é um fluxo próprio, como um menu de triagem por setor. Veja Criar uma automação.

Uma coisa de cada vez

Não ligue todas as automações e integrações na primeira semana. Três automações rodando bem valem mais do que dez que ninguém revisou.

Guias completos: Automações prontas, Automações — visão geral e Resposta com IA.

7. Opcional: o que ligar depois

Nada abaixo é necessário para atender. Ligue conforme o seu negócio pedir, um de cada vez.

Contatos por planilha

Traga sua base atual em Pessoas › Contatos › Importar: uma planilha XLSX, XLS ou CSV com nome, telefone e o que mais tiver (e-mail, cidade, tags). O Columba mostra o que vai importar, aponta as linhas com erro (quase sempre telefone sem DDD) e evita duplicados.

Guia: Importar contatos.

Funil de vendas

Se você vende pelo WhatsApp, a conversa vira um negócio com valor, etapa e dono, num quadro Kanban em Atendimento › Funil. As etapas, os motivos de perda e a entrada automática de leads ficam em Configurações › Funil de Vendas.

Guias: Funil — visão geral e Configurar o funil.

Tickets

Para o que tem começo, meio e fim fora da conversa (troca, defeito, reclamação, pedido de nota), o botão Ticket no topo da conversa abre um chamado com número, prioridade e responsável, acompanhado em Atendimento › Tickets. Times, distribuição automática e SLA ficam em Configurações › Central de Atendimento.

Guias: Tickets — visão geral e Times e SLA.

Webchat no site

O chat do seu site cai no mesmo Chat, com o mesmo assistente. Habilite em Configurações › Conectores, no card Webchat, e cole o código no site. Guia: Webchat.

Assinatura

Em Configurações › Assinatura você acompanha os dias de teste, o uso do plano e troca de plano quando os limites apertarem.

Guias: Teste grátis e Gerenciar assinatura.

Sua conta está pronta quando…

• [ ] O número de WhatsApp aparece como Conectado em Conectores.
• [ ] Uma mensagem de teste chegou no Chat, foi respondida pela automação de boas-vindas, e você conseguiu assumir, responder e encerrar.
• [ ] Os documentos da Base do Assistente estão como Pronto, e as 10 perguntas mais comuns dos seus clientes passam no Testar resposta do assistente.
• [ ] Cada pessoa da equipe tem o próprio login, com a função certa, e está como Ativo em Gestão de Equipe.
• [ ] Os templates básicos existem e a equipe sabe usá-los no Chat.
• [ ] As três automações prontas estão ligadas, e você leu as conversas que elas atenderam e corrigiu o que errou.
• [ ] A equipe encerra as conversas ao terminar, e a fila Sem dono não fecha o dia cheia.

Com isso feito, o Columba está operando. Daqui em diante, cada módulo tem o seu guia no menu ao lado.

Leia também

• Configuração inicial
• Acesso e login
• Perguntas frequentes