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Formulários do WhatsApp
Um Formulário do WhatsApp é uma sequência de telas que abre dentro do próprio WhatsApp quando o contato toca no botão da mensagem: campos de texto, opções, datas, aceite, foto, documento. Ao concluir, as respostas voltam para o Columba já organizadas — gravadas no histórico do formulário e, se você quiser, no cadastro do contato, no chamado ou no negócio.
Use para agendar, cadastrar, qualificar um lead, fazer uma pesquisa de satisfação ou coletar qualquer informação que daria várias idas e vindas no chat.
Só na API Oficial
Formulários existem apenas em números conectados pela API Oficial (Meta). Números via QR Code não abrem formulários. E não confunda com Fluxos, que são as automações do Columba — um fluxo pode enviar um formulário, mas são coisas diferentes.
Quem vê e quem gerencia
- Ver formulários (
Formulários do WhatsApp › Ver): administradores, gerentes e operadores. Inclui ver as respostas. Quem tem só esta permissão (sem a de modelos) entra em Modelos da Meta e vê apenas a aba Formulários. - Gerenciar formulários (
Formulários do WhatsApp › Gerenciar): administradores e gerentes. Criar, editar, publicar, descontinuar, excluir, importar e enviar teste.
Papéis personalizados recebem as duas permissões em Configurações → Funções e permissões. Quem já tinha Configurações › Editar continua gerenciando.
A aba Formulários
Fica em Configurações → Modelos da Meta → Formulários. Cada linha mostra:
| Coluna | O que significa |
|---|---|
| Nome | Nome do formulário (é o nome que aparece na conta da Meta). Abaixo, se foi criado no Columba ou importado do WhatsApp Manager. |
| Categoria | Cadastro, Agendamento, Qualificação de lead, Contato, Suporte, Pesquisa, Acesso ou Outro. |
| Status | Rascunho, Publicado, Descontinuado, Bloqueado ou Limitado (ver abaixo). |
| Versão | A versão em uso. Cada publicação gera uma versão nova. |
| Respostas no mês | Quantos contatos concluíram o formulário desde o dia 1º. |
As ações de cada linha: Editar, Duplicar, Enviar teste, Respostas, Descontinuar (só publicado) e Excluir (só rascunho que nunca foi publicado).
O botão Importar da Meta traz os formulários já publicados na conta da Meta (criados no WhatsApp Manager ou em outra ferramenta). Eles entram como importados: dá para enviar, ver as respostas e criar uma versão nova a partir deles no construtor.
Criar um formulário
- Clique em Novo formulário.
- Se a empresa tiver mais de um número pela API Oficial, escolha o número dono do formulário — ele só pode ser enviado por esse número.
- Dê um nome e escolha a categoria.
- Parta de um modelo pronto ou do formulário em branco:
| Modelo pronto | O que pergunta | Para onde vão as respostas (sugestão) |
|---|---|---|
| Agendamento | Serviço, data, período e observações | Variáveis do fluxo |
| Cadastro | Nome, e-mail, cidade, interesse e aceite de novidades | Cadastro do contato |
| Pesquisa de satisfação | Nota de 0 a 10 e comentário | Campos do chamado |
| Qualificação de lead | Empresa, porte, interesse e prazo | Campos do negócio no funil |
| Contato | Assunto, mensagem e aceite de resposta | Variáveis do fluxo e cadastro do contato |
| Em branco | Uma tela com um campo | — |
O formulário é criado como Rascunho e abre no construtor.
O construtor
O construtor tem três colunas:
- Telas (à esquerda): a ordem das telas, com botões para adicionar, duplicar, excluir e reordenar. A primeira tela é a que abre; a tela marcada como final é a que envia as respostas.
- Celular (ao centro): a tela selecionada como o contato vai ver. Clique em um componente para selecioná-lo; use as setas para subir, descer ou remover. A paleta acima do celular adiciona componentes à tela.
- Propriedades (à direita): o que dá para ajustar no componente selecionado — ou, sem nada selecionado, as propriedades da tela e do botão do rodapé.
Componentes
| Grupo | Componente | Para quê | Limites |
|---|---|---|---|
| Texto | Título, Subtítulo | Cabeçalhos da tela | 80 caracteres |
| Texto | Parágrafo | Explicação | 4096 caracteres |
| Texto | Legenda | Texto pequeno | 409 caracteres |
| Texto | Texto rico | Texto com marcação (títulos, listas, negrito) | — |
| Entrada | Campo curto | Texto, número, e-mail, telefone, senha ou código | Rótulo de 20 caracteres; até 80 caracteres digitados |
| Entrada | Campo longo | Texto livre | Até 600 caracteres |
| Escolha | Uma opção | Lista de opções, escolhe uma | 1 a 20 opções; título de 30 caracteres |
| Escolha | Várias opções | Lista de opções, escolhe várias | 1 a 20 opções; mínimo/máximo de seleções |
| Escolha | Lista suspensa | Muitas opções em menu | Até 200 opções |
| Escolha | Etiquetas | Opções em "chips" (ex.: nota de 0 a 10) | 2 a 20 opções |
| Data | Data / Calendário | Escolher um dia | Data mínima, máxima e dias indisponíveis |
| Outros | Aceite | Caixa de concordância, com link "Leia mais" opcional | Até 5 por tela |
| Outros | Link | Abre um endereço no navegador | Até 2 por tela |
| Outros | Imagem | Imagem ilustrativa | Até 3 por tela, 300 KB cada |
| Outros | Foto / Documento | O contato envia fotos ou arquivos | Exige dados em tempo real; um por tela, nunca os dois juntos |
| Lógica | Mostrar se | Mostra componentes só quando uma resposta tem certo valor | Até 3 níveis |
| Lógica | Conforme o valor | Mostra um bloco diferente para cada valor de uma resposta | — |
Todo campo de entrada tem um nome técnico (letras minúsculas, números e _), gerado do rótulo — "Data de nascimento" vira data_de_nascimento. É por esse nome que a resposta aparece nas colunas, na exportação e no mapeamento. Ele precisa ser único no formulário inteiro.
Telas e rodapé
Toda tela termina com um botão no rodapé (até 35 caracteres). A ação do botão define o caminho:
| Ação | O que faz |
|---|---|
| Continuar | Vai para a tela escolhida. |
| Enviar | Conclui o formulário (só na tela final). |
| Buscar dados | Envia as respostas da tela ao Columba e abre a próxima tela com dados atualizados (exige dados em tempo real). |
| Abrir link | Abre um endereço no navegador. |
Regras do caminho: nenhuma tela pode voltar a uma anterior pelo rodapé (o contato usa o botão de voltar do próprio WhatsApp), toda tela precisa ser alcançável a partir da primeira e todo caminho termina numa tela final. Na tela final, Animação de sucesso mostra a confirmação da Meta ao concluir.
Validar, prévia e teste
- Validar confere as regras da Meta e abre o painel de problemas. Clique em um problema para ir direto à tela e ao componente.
- Prévia oficial abre o formulário no visualizador da Meta, exatamente como vai aparecer no celular.
- Enviar teste manda o formulário para um número de WhatsApp (o seu, por exemplo). Funciona até em rascunho. A resposta do teste também aparece em Respostas.
O construtor salva sozinho enquanto você edita (rascunho). A cada salvamento, a Meta confere o formulário e os problemas que ela encontrar também entram no painel.
Publicar
Publicar fica disponível quando não há nenhum problema no painel. Depois de publicada, a versão não pode mais ser alterada — é uma regra da Meta. Para mudar algo:
- Abra o formulário e clique em Nova versão. O Columba cria uma cópia editável da versão atual.
- Edite, valide e publique.
- A versão anterior é descontinuada automaticamente. Mensagens já enviadas com ela continuam abrindo por um tempo, mas novos envios usam a versão nova.
Descontinuar tira o formulário de uso sem apagar o histórico de respostas. Excluir só existe para rascunhos que nunca foram publicados.
Status
| Status | O que significa |
|---|---|
| Rascunho | Em edição. Pode ser enviado só como teste. |
| Publicado | Pronto para enviar aos contatos. |
| Descontinuado | Fora de uso (substituído por uma versão nova ou descontinuado manualmente). |
| Bloqueado | A Meta bloqueou o formulário (por exemplo, o endpoint de dados em tempo real parou de responder). Corrija e publique uma versão nova. |
| Limitado | A Meta reduziu o envio por falhas no endpoint de dados. Verifique a Saúde do número. |
Respostas
Em Respostas cada linha é um envio concluído, com data e hora, o contato e uma coluna para cada campo do formulário. Exportar CSV baixa a planilha. Quando um contato conclui um formulário, a equipe vê a atualização na hora.
Para onde vão as respostas (mapeamento)
No painel de propriedades de cada campo, escolha um destino para a resposta:
| Destino | O que acontece |
|---|---|
| Atributo do contato | Grava no cadastro do contato. A chave name atualiza o nome e email o e-mail; qualquer outra chave vira um atributo personalizado. |
| Campo do chamado | Grava no campo personalizado do chamado ativo da conversa (se não houver chamado, é ignorado). |
| Campo do negócio | Grava no campo personalizado do negócio aberto mais recente do contato no funil. |
| Variável do fluxo | Fica disponível como {{flow.chave}} para a automação que enviou o formulário (nó Enviar Formulário) ou que ele disparou (gatilho Formulário Respondido). |
A resposta completa sempre fica guardada no histórico do formulário, com ou sem mapeamento.
Dados em tempo real
Por padrão, as opções de um formulário são fixas. Com dados em tempo real, o Columba preenche as opções no momento em que o contato abre a tela — e libera os campos Foto e Documento e a ação Buscar dados.
Para ativar, no construtor, clique em Ativar dados em tempo real. O Columba gera uma chave de criptografia exclusiva do número e a registra na Meta (uma vez por número). Toda a conversa entre o WhatsApp e o Columba é cifrada com essa chave.
Fontes de opções disponíveis:
| Fonte | Opções que aparecem |
|---|---|
| Agenda | Os próximos dias disponíveis, pelas regras de agenda do módulo Rotas (dias de trabalho, horário de corte, feriados). Sem o módulo, os próximos dias úteis. |
| Períodos de coleta | Cada dia disponível em manhã e tarde. |
| Atributo do contato | O valor atual de um atributo do contato (útil para confirmar um dado já conhecido). |
| Etapas do funil | As etapas do funil de vendas (padrão ou um funil escolhido). |
| URL externa | Uma lista lida de um endereço https:// seu, com até 5 segundos de espera. |
A URL externa deve responder com uma lista JSON de opções — [{ "id": "sp", "title": "São Paulo" }] ou { "options": [...] } (também são aceitos value/label). Se a fonte falhar, a tela abre sem opções em vez de travar o formulário.
Saúde do número
Com dados em tempo real ativos, a Saúde do número ganha o item Dados em tempo real dos formulários. Se aparecer "Chave dos formulários não confere", clique de novo em Ativar dados em tempo real para gerar uma chave nova.
Enviar a um contato
O formulário vai numa mensagem com um botão (ex.: "Preencher"). Como toda mensagem livre da API Oficial, só pode ser enviado com a janela de 24 horas aberta — ou seja, se o contato escreveu nas últimas 24 horas. Fora dela, use um modelo com botão Formulário (abaixo).
O formulário sai pelo número dono dele ou por outro número da mesma conta do WhatsApp Business. De qualquer outro número o Columba recusa antes de enviar, explicando o motivo.
Pelo Chat
Na conversa, abra Mensagem interativa (no celular, +) e escolha Formulário. O modal lista os formulários publicados do número da conversa; preencha o texto, o rótulo do botão (até 20 caracteres) e, se quiser, cabeçalho e rodapé, conferindo na prévia. A opção só aparece em números da API Oficial.
No histórico, o balão enviado mostra Formulário: nome e o botão; quando o contato conclui, a resposta aparece como um cartão com os campos. Precisa da permissão de enviar mensagens no Chat.
Pelas automações
- O nó Enviar Formulário envia, espera o contato preencher e segue pela saída Respondido, com as respostas em
{{form.campo}}; ou por Timeout e Erro. - O gatilho Formulário Respondido inicia um fluxo quando chega a resposta de um formulário enviado pelo Chat ou por campanha.
Num modelo (botão Formulário)
No editor de Modelos da Meta, o tipo de botão Formulário abre um formulário publicado da mesma conta do WhatsApp Business, na tela que você escolher. Por ser um modelo, ele funciona fora da janela de 24 horas e em campanhas. Cada envio leva uma identificação própria, então as respostas chegam ao formulário certo (e ao gatilho Formulário Respondido) como as enviadas pelo Chat. Só cabe um botão Formulário por modelo; a Meta revisa o modelo como qualquer outro.
Limites da Meta
| Limite | Valor |
|---|---|
| Componentes por tela | 50 |
| Saídas por tela | 10 |
| Aceites por tela | 5 |
| Links por tela | 2 |
| Imagens por tela | 3 (300 KB cada) |
| Texto do botão do rodapé | 35 caracteres |
| Rótulo de campo | 20 caracteres |
| Tamanho total do formulário | 10 MB |
Problemas comuns
"A Meta recusou o conteúdo do formulário" — o painel de problemas mostra em qual tela e componente. Corrija e salve de novo; o Columba reenvia para a Meta a cada salvamento.
"Já existe um formulário com esse nome nesta conta" — o nome precisa ser único na conta da Meta. Escolha outro nome.
O botão Publicar está desabilitado — ainda há problemas no painel (do Columba ou da Meta). Clique em Validar para ver a lista.
O formulário não abre no celular do contato — confira se o número é da API Oficial, se a versão está Publicada e, com dados em tempo real, se a Saúde do número mostra a chave válida.