Coletas e rotas

A tela Rotas (menu Atendimento › Rotas) é onde o gestor transforma os pedidos do dia em roteiros. Ela tem duas colunas: à esquerda, as coletas; à direita, as rotas dos motoristas.

Quem acessa

Quem tem a permissão Planejar rotas e configurar. Quem só tem a permissão de motorista é levado para Minhas rotas.

No topo, os atalhos Hoje e Amanhã, um seletor de data e o botão Configurar, que leva a Configuração › Rotas. A tela abre em Amanhã, porque é a rota que normalmente se monta no fim do dia. Ela se atualiza sozinha quando algo muda (um motorista dá baixa, uma coleta nova chega).

As coletas do dia

A coluna da esquerda lista as coletas da data escolhida. O botão Nova coleta registra um pedido à mão (veja abaixo). Os botões Do dia e Sem data alternam entre as listas, e os filtros Todas, Fora de rota e Em rota ajudam a ver o que ainda falta distribuir.

Cada coleta mostra o número do chamado e o nome do contato, o endereço, e os selos:

• a região (ou ROTA NÃO IDENTIFICADA);
• a situação (Agendada, Em rota, Concluída…);
• o período, quando o cliente pediu manhã, tarde ou noite;
• um alerta localização aproximada (o mapa achou algo parecido, mas sem certeza do número) ou sem localização (o endereço não foi encontrado).

Abaixo vêm a quantidade e as observações do pedido, o link Abrir no mapa e, quando existe algum rascunho de rota no dia, o seletor Adicionar à rota….

Localização aproximada

A coleta com localização aproximada entra nas rotas normalmente, no ponto que o mapa encontrou. Confira o endereço antes de publicar. Já a coleta sem localização fica fora das rotas até você corrigir o endereço.

Coletas sem data

A lista Sem data mostra as coletas confirmadas que ainda não têm data (por exemplo, o cliente deu o endereço, mas o pedido não passou pela agenda). Para agendar, abra a coleta e preencha a data.

Nova coleta (pedido por telefone)

Nem todo pedido chega pelo WhatsApp. Para registrar um pedido feito por telefone ou no balcão, clique em Nova coleta, na coluna das coletas. A janela pede:

Campo	Observação
Telefone (obrigatório)	Com DDD; sem DDI, o Columba assume Brasil. É por ele que o Columba acha o contato.
Nome	Como o cliente se identificou. Só é usado se o contato ainda não existir; para contatos já cadastrados, pode ficar vazio.
Endereço completo (obrigatório)	Rua, número, bairro e cidade. O endereço é localizado no mapa e a região é identificada por ele, como em qualquer coleta. Cada endereço novo conta na cota mensal.
Data	Já vem preenchida com o dia aberto na tela. Vazio = coleta sem data.
Período	Qualquer horário, Manhã, Tarde ou Noite.
Quantidade	Texto livre.
Observações	Aparecem para o motorista na parada.

Clique em Registrar coleta. O que acontece:

• O contato é achado pelo telefone; se não existir, é criado com o nome informado.
• O contato ainda não tem coleta aberta: nasce um chamado novo, com o assunto "Coleta — Rua X, 10 · Bairro", e a equipe recebe o aviso no sino (se Avisar a equipe a cada nova coleta estiver ligado). A mensagem na tela é Coleta #000123 registrada.
• O contato já tem uma coleta aberta: o Columba atualiza essa coleta em vez de criar outra, e mostra Coleta #000123 atualizada. O endereço e a região passam a ser os novos; a data, a quantidade e as observações só mudam se você preencheu um valor (campo em branco mantém o que já estava). O Período sempre é gravado com o que está na janela. Se a coleta já estava numa rota e o endereço ou a data mudaram, ela sai da rota, volta a Agendada e recebe o aviso Alterada depois de entrar na rota.

A data passa pelas regras da agenda

Diferente de Editar coleta, a Nova coleta valida a data pela agenda: dia de atendimento, horário de corte, antecedência, horizonte, datas bloqueadas e teto por dia. Uma data indisponível é recusada, e a mensagem de erro traz uma sugestão. Para forçar uma data fora das regras, registre a coleta sem data (ou com uma data válida) e ajuste depois em Editar coleta.

Editar uma coleta

O lápis abre a janela Editar coleta:

Campo	Observação
Endereço	Se você mudar o texto, o Columba localiza de novo ao salvar. O botão Localizar de novo mostra antes o endereço encontrado, a região e o link Abrir no mapa.
Data e Período	Aceita qualquer data: a agenda só vale para a IA e as automações. Data vazia = coleta Sem data.
Quantidade	Texto livre ("3 split 12.000 BTUs").
Observações para o motorista	Aparecem na tela do motorista em destaque.
Região	Automática (pelo endereço) ou uma região da lista, para forçar. Se o endereço localizado casa com uma região, o botão Usar esta região a aplica.

Mudou o endereço ou a data de uma coleta que já estava numa rota? Ela sai da rota (volta a Agendada), a rota é recalculada sem ela e a coleta recebe o aviso Alterada depois de entrar na rota. Depois de ajustar, coloque-a de volta com Adicionar à rota… ou monte as rotas de novo.

Coletas já concluídas, não realizadas ou canceladas não podem mais ser editadas.

Cancelar uma coleta

A lixeira abre Cancelar coleta, com um campo opcional de Motivo ("cliente desistiu"). Se a coleta estava numa rota, ela sai da rota.

O chamado continua aberto

Cancelar a coleta não encerra o ticket. Encerre-o (ou mude o status) na tela de Tickets, com o motivo que o cliente deu.

Montar as rotas do dia

1. Escolha a data e clique em Montar rotas do dia (ou Montar rotas de amanhã, quando a data é amanhã). O botão fica desativado se não houver motorista cadastrado.
2. Na janela, marque os motoristas que vão sair. Só aparecem os motoristas ativos com ponto de partida localizado; cada um mostra o horário de saída e o limite de paradas.
3. Se já existirem rascunhos nesse dia, a opção Substituir rascunhos existentes vem marcada: as rotas ainda não publicadas são refeitas do zero. Rotas publicadas nunca são alteradas.
4. Clique em Montar rotas.

O que o Columba faz:

1. Pega as coletas daquela data que estão abertas, localizadas e fora de rotas publicadas.
2. Divide as coletas entre os motoristas por proximidade: cada motorista fica com um grupo de endereços vizinhos, de tamanho equilibrado, respeitando o máximo de paradas de cada um. O grupo é entregue ao motorista cujo ponto de partida fica mais perto dele.
3. Ordena as paradas de cada motorista no melhor trajeto, a partir do ponto de partida e do horário de saída, com o tempo por parada que você configurou. Se o serviço de mapas estiver indisponível, usa uma estimativa própria (mais simples) e o roteiro sai assim mesmo.
4. Grava uma rota em rascunho para cada motorista e mostra o resultado.

A janela de resultado avisa quando algo ficou de fora:

• Sem motorista com vaga — a coleta não coube no limite de paradas dos motoristas escolhidos.
• Sem localização (ficaram fora das rotas) — corrija o endereço (editar coleta › Localizar de novo) e inclua com Adicionar à rota….

Se todos os motoristas escolhidos já têm rota publicada naquele dia, o Columba avisa e não monta nada.

Revisar e ajustar uma rota

Cada rota é um cartão com o nome do motorista, o resumo (N paradas · distância · tempo), a situação (Rascunho, Publicada ou Concluída), os selos de andamento (veja Selos de andamento) e o link Abrir rota no Google Maps. Rotas com mais de 9 paradas abrem em vários trechos encadeados, porque o Google Maps aceita no máximo 9 paradas intermediárias por link.

Cada parada mostra o número, o contato, o horário previsto de chegada, o endereço, a região e a distância e o tempo desde a parada anterior. Nas paradas ainda pendentes, você pode:

Ação	O que faz
Subir / Descer	Muda a ordem da parada. O Columba recalcula distâncias e horários mantendo a ordem que você escolheu.
Mover para…	Passa a parada para a rota de outro motorista do mesmo dia. As duas rotas são recalculadas.
Remover da rota	Tira a parada. A coleta volta a Agendada, e você pode encaixá-la em outra rota com Adicionar à rota….
Reotimizar (no topo da rota)	Reordena as paradas pendentes no melhor trajeto, refazendo os horários. Paradas já baixadas ficam no início. Precisa de pelo menos duas paradas.

Paradas já concluídas ou não realizadas não podem ser movidas nem removidas.

Publicar

Com a rota revisada, clique em Publicar e confirme. A partir daí:

• a rota passa a Publicada e aparece em Minhas rotas do motorista;
• o motorista recebe um aviso no sino ("Sua rota de sexta-feira, 03/10 está pronta: 5 coletas · 42 km.");
• se Ao publicar, enviar o itinerário ao WhatsApp do motorista estiver ligado em Mensagens automáticas (é o padrão) e o motorista tiver número cadastrado, ele recebe o itinerário por WhatsApp (veja abaixo);
• se você preencheu o WhatsApp do gestor, ele recebe uma cópia do itinerário;
• uma rota sem paradas não pode ser publicada.

Se a roteirização automática estiver com Publicar e enviar aos motoristas sem revisão ligado, essa publicação acontece sozinha no horário configurado.

Uma rota publicada ainda pode ser ajustada (reordenar, mover, reotimizar). O motorista vê a mudança na hora, com a tela aberta, mas não recebe um novo aviso: se a mudança for relevante, use Enviar itinerário para mandar o roteiro atualizado.

Quando o motorista dá baixa em todas as paradas, a rota passa sozinha a Concluída e deixa de aceitar alterações.

O itinerário por WhatsApp

O itinerário é uma mensagem de texto com o roteiro do dia, pronta para o motorista usar sem abrir o Columba:

• o título (Rota de sexta-feira, 03/10 — nome do motorista), a quantidade de coletas, a distância, o tempo total, o horário de saída e o ponto de partida;
• para cada parada pendente: o número, o cliente e a quantidade; o endereço; o tempo de deslocamento, a chegada prevista e o período, quando o cliente pediu um; a restrição do pedido (ou Sem restrição); o telefone do cliente; e o link do mapa;
• o link da rota completa no Google Maps (em vários trechos, quando passa de 9 paradas);
• no rodapé, a instrução para o motorista responder saindo, feita 1 e não deu 2 + motivo. Esse retorno só funciona se houver um fluxo de baixa pelo WhatsApp.

O itinerário sai pelo WhatsApp da empresa, fica registrado na conversa com o motorista no Inbox e conta na cota de mensagens.

Enviar itinerário

Em qualquer rota publicada (ou concluída), o botão Enviar itinerário manda o roteiro de novo ao motorista e a cópia ao gestor. Use depois de reordenar, mover paradas ou reotimizar, ou quando o motorista não recebeu. Não funciona em rascunho: publique antes.

A tela confirma com Itinerário enviado ao motorista (ou ao motorista e ao gestor). Se não saiu, avisa para conferir o WhatsApp do motorista e o conector conectado. O reenvio só atinge o motorista se Ao publicar, enviar o itinerário ao WhatsApp do motorista estiver ligado.

Selos de andamento

O cartão da rota e as paradas mostram o que já aconteceu:

Selo	Onde	Significa
Itinerário enviado (com data e hora)	Cartão da rota	O itinerário chegou ao WhatsApp do motorista. Só aparece quando o envio ao motorista deu certo; a cópia ao gestor não conta.
Saiu (com a hora)	Cartão da rota	O motorista avisou que saiu para a rota, pelo botão Saindo para a rota ou respondendo saindo no WhatsApp.
cliente avisado (com a hora)	Parada pendente	O cliente já recebeu o aviso automático "o motorista está a caminho". Veja Mensagens automáticas.

Excluir um rascunho

O botão Excluir só existe em rotas em Rascunho. As coletas da rota voltam para a lista Fora de rota. Rotas publicadas não têm esse botão.

O que acontece com o chamado

A coleta é um ticket, então cada passo fica na timeline do chamado e aparece no bloco Coleta do detalhe do ticket (endereço, data, período, quantidade, observações, situação, chegada prevista e links para Maps e Waze).

Momento	O que acontece com o ticket
Coleta criada pela automação ou pela IA	Ticket novo, no status inicial, com o assunto "Coleta — Rua X, 10 · Bairro". Se o contato já tem uma coleta aberta, ela é atualizada em vez de duplicada.
Coleta registrada por você em Nova coleta	Mesmo caminho da automação: ticket novo, ou atualização da coleta aberta do contato.
Coleta editada	Evento Coleta atualizada na timeline.
Entra numa rota	Evento com a data, o motorista e o número da parada.
Sai de uma rota	Evento Saiu da rota de ….
Cliente avisado "a caminho"	O texto enviado fica como comentário público na timeline (o ticket não muda de status).
Motorista conclui	Evento Concluída por … e o ticket vai para o status do tipo Resolvido.
Motorista marca Não realizada	Evento com o motivo. O ticket permanece aberto para o gestor decidir o que fazer.
Coleta cancelada	A coleta fica Cancelada. O ticket permanece aberto até você encerrá-lo.

Não realizada e reagendamento

Uma coleta não realizada não volta para a fila de agendamento. Para tentar de novo, o cliente faz um novo pedido (a IA ou a automação cria uma coleta nova) ou você trata o caso pelo próprio chamado.

Leia também

• Minhas rotas — o que o motorista vê
• Configurar o addon
• Tickets